Een succesvolle ERP implementatie
Als u een ERP-systeem aanschaft, heeft het impact op het hele bedrijf. Een goede implementatie is belangrijk. Anders krijgt u, in plaats van een hogere productiviteit, meer weerstand en hogere kosten. Hoe kunt u het beste de implementatie van het systeem aanpakken?

1. De juiste doelstellingen
Wat u het beste als eerst kunt doen, is uw doel duidelijk maken. Zo kunt u uw prioriteiten vaststellen. Het is aan te raden om bij het stellen van doelen, een deskundige in de arm te nemen. Zij kunnen u begeleiden bij het stellen van realistische doelen. Ook kunnen zij u helpen bij het beslissen van welke modules en functionaliteiten voor u relevant zijn. Voorbeelden van doelen zijn: lagere kosten, hogere productiviteit van de werknemers, service verbeteren of levertijden verkorten.

2. Selecteer de juiste leverancier
De juiste leverancier van uw systeem is de belangrijkste stap in de implementatie. Omdat er heel veel leveranciers op de markt zijn is het belangrijk dat u zich goed oriënteert op wat u zoekt in een leverancier. Voor elke sector zijn er geschikte leveranciers. Welke leverancier geschikt is voor uw bedrijf hangt af van uw situatie. Uiteraard doen uw wensen er ook toe. Waar u op kunt letten bij het kiezen van een leverancier zijn volgende punten:

– Wilt u een Cloud oplossing?
– Gaat u internationaal met uw bedrijf?
– Heeft u specifieke eisen aan een systeem?
– Hoe technisch zijn de gebruikers van het systeem?
– Wat is uw budget?

Deze vragen kunnen u helpen bij de zoektocht naar een ERP leverancier. Het is verstandig om afspraken te plannen met verschillende leveranciers, zodat zij hun plannen aan u kunnen presenteren. Zorg ervoor dat er mensen bij deze afspraak aanwezig zijn die verstand hebben van ICT. Zij kunnen u helpen bij het maken van een goede keuze.

3. Stel een projectteam samen
Het is aan te raden om de eindgebruikers van het systeem al vanaf begin bij de implementatie te betrekken. Zij komen uit het werkveld, en hebben daarom het meeste zicht op wat wel en niet zal gaan werken. Je kunt met verschillende medewerkers een projectteam samenstellen. Het is ook aan te raden om een projectleider aan te stellen. Door een medewerker te kiezen met hoge senioriteit een autoriteit, wordt de samenwerking makkelijker. Omdat het werk ondertussen gewoon doorgaat, en medewerkers hier ook druk mee zijn, zal een projectleider helpen om de implementatie goed te laten verlopen.

4. Organiseer meetings
Door met het projectteam regelmatig te vergaderen, houdt u het doel goed in ogen. Zo blijft iedereen op de hoogte van welke processen er spelen en welke verbeterpunten er nog zijn. Ook krijgt u meer inzicht in hoe de verschillende processen met elkaar zijn verbonden.

De ervaring leert, dat zonder deze vergaderingen, er weinig rendement wordt gehaald uit het nieuwe systeem. Met het ERP-systeem kunnen de interacties van de verschillende bedrijfsprocessen namelijk verbeterd worden. Als je niet over vergaderd wordt, en de verbeterpunten niet bloot komen te liggen, gaat hier veel winst verloren.

Het is verstandig om van te voren te bedenken welke problemen zich voor kunnen doen bij een implementatie. Hierbij kunt u denken aan het ontbreken van belangrijke data of ongestructureerde processen. Verder is het goed om problematische scenario’s na te gaan, waarin geen technische problemen mogen voorkomen. Als dit wel het geval is, zal de schade aan uw bedrijf enorm zijn.

5. Geef tijd aan een implementatie
Omdat een ERP implementatie nu eenmaal vraagt om veel tijd is het verstandig om deze tijd ook te nemen. Een implementatie is nu eenmaal een grote verandering in het bedrijf. Vaak houden medewerkers de zaken liever zoals ze op dit moment zijn, een implementatie zorgt juist voor verandering. Als er niet genoeg tijd wordt uitgetrokken voor de implementatie zal dit leiden tot verzet onder de medewerkers. Een van de meest gemaakte fouten is dan ook om niet genoeg tijd te nemen voor een implementatie. Een goede planning is van belang. Door goed vast te houden aan uw planning en implementatieplan zal de implementatie een stuk soepeler verlopen.

6. Zorg voor goed voorbereid personeel
Het personeel heeft een cruciale rol in de implementatie. Zij moeten uiteindelijk natuurlijk het systeem gaan gebruiken. Daarom is het verstandig om uw personeel goed te trainen en motiveren. Als het personeel gemotiveerd is om het nieuwe systeem te gaan gebruiken, en ook weet hoe dit moet, is de kans van slagen veel groter.

Kortom, een ERP implementatie is dus niet iets om te onderschatten. Er zijn veel zaken om rekening mee te houden, maar als een ERP implementatie dan eenmaal succesvol is zal dit leiden tot kostenbesparingen en efficiëntere werkprocessen! Om u te helpen met de keuze van een goede ERP leverancier kunt u kijken op ERPopties.nl. Op ERPopties.nl kunt u snel verschillende leveranciers met elkaar vergelijken. U kunt vier offertes aanvragen zodat u een duidelijk overzicht heeft van welke leverancier het beste bij u past. Dit is allemaal vrijblijvend!